ГО “Дівчата” – всеукраїнська феміністична організація, яка значно зросла за останні роки: команда, кількість проєктів і задач. З цим приходять нові виклики, що вимагають ефективної організації, оптимізації процесів, зокрема і HR-менеджменту. Розуміючи необхідність структурованого підходу, ми активно шукали платформи, які допоможуть нам оптимізувати HR-процеси, покращити комунікацію та забезпечити зручний облік ресурсів. Так ми прийшли до використання PeopleForce – інструменту, який значно спростив нашу роботу. Наша HR-команда вже має досвід інтеграції цієї платформи та хоче поділитися своїми інсайтами: які процеси вдалося автоматизувати, що покращилося та як це вплинуло на ефективність нашої роботи. Чому та як ми прийшли до рішення про використання HR платформи PeopleForce у роботі? На початок 2025 року наша команда складається з понад 300 людей з різних куточків України. Це створило потребу у впровадженні сучасної HR-системи, яка об’єднала б усі етапи роботи з персоналом: ведення єдиної бази працівників, автоматизація складних HR-процедур (рекрутингу, оцінювання ефективності, підтримки розвитку та оптимізації роботи команди) і збереження їх на одній платформі. Нашим пріоритетом було відійти від розрізнених інструментів і впровадити централізовану систему. HR-платформа PeopleForce має всі необхідні нам функції: від автоматизації робочих процесів та рутинних завдань до аналітики та інструментів для стратегічного розвитку команди. Ми порівняли PeopleForce з іншими системами та вирішили обрати саме цей інструмент. Чи користувалися ми подібним софтом до того та які незручності виникали?
Ми користувалися подібним софтом до PeopleForce, але він мав низку обмежень, що впливало на ефективність роботи. По-перше, функціонал був недостатнім, щоб оптимізувати всі щоденні задачі для кожного члена команди. Тому доводилося залучати додаткові платформи та інструменти. А це ускладнювало робочі процеси та впливало на злагодженість взаємодії. Доступ до платформи також був обмеженим, і це створювало труднощі у роботі з великою кількістю користувачів. Складно також було ознайомити весь персонал з деталями роботи із софтом. У нашої організації є певні вимоги до платформ: розширений функціонал, централізованість, доступність, зручність та простота у використанні. Тому ми шукали та знайшли саме таку систему, яка відповідає нашим вимогам. Розв’язання яких задач та “болей” ми очікували від платформи? Нашими головними болями були розрізненість інструментів, складність автоматизації рутинних процесів, відсутність централізованого управління даними та недостатній функціонал для роботи з рекрутингом, оцінюванням і розвитком команди. Крім того, важливо, щоб платформа була простою для інтеграції в робочі процеси, а команда мала мотивацію її активно використовувати. Ми потребували рішення, яке не лише оптимізує наші HR-процеси, але й сприятиме зростанню організації, зробить її роботу більш структурованою, ефективною та прозорою. Від PeopleForce ми очікували, що вона усуне ці недоліки, об'єднає всі важливі функції в одному інструменті, забезпечить легкий доступ до даних і спростить роботу команди. Якою була наша основна мета використання PeopleForce? Основною метою використання PeopleForce було автоматизувати HR-процеси у нашій організації. Це дозволило б зменшити залежність від різних інструментів, у тому числі Google таблиць, і зекономити час на виконання рутинних операцій. Ми також хотіли підвищити прозорість процесів, полегшити комунікацію всередині команди та забезпечити зручний доступ до всіх необхідних даних. Скільки часу зайняв перехід (заповнення з нуля) на платформу, та скільки людей було підключено до цієї роботи? Перехід на платформу PeopleForce був дуже швидким. Керівниця HR-відділу разом з менеджеркою та асистенткою змогли перенести дані за декілька днів з допомогою спеціаліста відділу підтримки платформи в реальному часі та онлайн-форматі Це стало приємним стартом роботи. Також були організовані спеціальні зустрічі від PeopleForce, на яких ми ознайомилися з усіма процесами, функціями та можливостями платформи. Це спростило адаптацію і дозволило без втрат часу та ресурсів швидко розпочати використання системи. Загалом команда, яка була залучена до переходу, була невеликою, але процес виявився дуже зручним і швидким завдяки високому рівню підтримки від платформи. Які саме функції модулів (зокрема CoreHR, Recruit, Perform) ми використовуємо?
На сьогодні активно використовуємо продукти CoreHR та Recruit. Продукт Perform почали використовувати з початку січня 2025 року, і зараз активно впроваджуємо його в роботу, чекаємо перших результатів.
Чи є зміни в роботі після початку використання PeopleForce?
Так, завдяки початку використання PeopleForce ми вже помітили значні зміни. Платформа спростила наші HR-процеси, зокрема завдяки вбудованим функціям CoreHR та Recruit. Управління даними про співробітників стало зручнішим та централізованим, це дозволило нам заощадити час на рутинних операціях. Процес рекрутингу став більш структурованим і ефективним – тепер усі кандидати з пошукових сайтів, які ми використовуємо, зібрані в єдиному місці. Це дає змогу фіксувати всі подальші етапи роботи з кожним кандидатом. Щодо Perform, то ми тільки почали впроваджувати цей модуль і наразі чекаємо перших результатів. Але вже бачимо, як цей інструмент допоможе нам в оцінюванні ефективності команди та її розвитку. Як наша команда відреагувала на платформу? Загалом команда відреагувала позитивно й оцінює платформу як корисний інструмент для оптимізації HR-процесів. Всі відзначили зручність та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс PeopleForce. Як змінилося життя віддалених працівників від початку використання платформи? Від початку використання PeopleForce стало значно зручніше комунікувати з віддаленими працівниками. Всі процеси: від подачі запиту на відсутність до отримання зворотного зв'язку, – стали доступні онлайн, а це дуже зручно та економить час. Крім того, PeopleForce дозволила більш ефективно відстежувати робочі години та виконання задач. Зараз ми можемо краще підтримувати зв'язок з нашими ремоут-працівниками, надавати їм чіткіші інструкції та, за потреби, миттєво реагувати на запити. Загалом, платформа значно спростила роботу віддалених співробітників: вони мають доступ до всього необхідного, не втрачаючи часу на пошук інформації. Які ключові функції платформи ми можемо порадити компаніям, що шукають саме функціонал для менеджменту віддалених працівників? По-перше, централізоване зберігання даних про співробітників, що спрощує доступ до інформації. По-друге, можливість відстежувати робочі години та продуктивність, що дозволяє ефективно контролювати виконання завдань на відстані. Важливою є також автоматизація рутинних процесів: як от подача запитів на відсутність та звітність, – що знижує навантаження на команду. Крім того, PeopleForce дозволяє оцінювати ефективність працівників, давати зворотний зв’язок та підтримувати їхній розвиток, легко організовувати комунікацію між різними відділами. Як ми інтегруємо відеоінструкції та гайди в базу знань на платформі?
Ми активно інтегруємо гайди та відеоінструкції у нашу базу знань, особливо коли з'являються зміни в процесах. Це дозволяє командам швидко знаходити необхідну інформацію. Важливо, що все це централізовано зберігається в єдиній базі, що полегшує доступ до знань і дає можливість новим співробітникам швидко адаптуватися до роботи.
Яке наше загальне враження від PeopleForce, команди клієнтської підтримки, співпраці з платформою? Співпраця з PeopleForce дуже продуктивна. Ми відчуваємо постійну підтримку та готовність до взаємодії на всіх етапах. Особливо сподобалося, що підтримка доступна в реальному часі, що значно прискорило процес навчання та впровадження. Консультанти PeopleForce завжди на зв'язку, готові допомогти та швидко вирішити будь-які запитання. Платформа надала нам зручний інструмент для оптимізації наших HR-процесів, зокрема для управління даними про співробітників, рекрутингу та оцінки ефективності. Загалом, наш досвід роботи з PeopleForce позитивний, і ми впевнені, що з часом платформа допоможе ще більше покращити нашу роботу. Чи можемо ми порекомендувати PeopleForce? Так, звичайно. Ми вважаємо, що PeopleForce стане цінним інструментом для будь-якої компанії, яка хоче покращити свої HR-процеси. Топ-5 найбільших переваг 1 – Все під контролем: уся необхідна інформація та інструменти в одній платформі. 2 – Простота у впровадженні: перехід до PeopleForce потребує мінімум часу і зусиль. 3 – Зниження навантаження на HR: автоматизація щоденних завдань. 4 – Точне відстеження прогресу: модулі для оцінки ефективності. 5 – Надійна підтримка: клієнтська підтримка платформи завжди на зв'язку. Наш відгук про HR-платформу PeopleForce Ми дуже задоволені співпрацею з PeopleForce. Платформа дійсно стала потужним інструментом для оптимізації наших HR-процесів. Вона забезпечила зручність і ефективність у керуванні віддаленими командами та дозволяє автоматизувати багато рутинних завдань, що заощаджує час і ресурси. Інтерфейс простий і зручний, надано дієві та інформативні відеоінструкції, які допомогли запровадити платформу в робочі процеси швидко і якісно. Ще однією перевагою є миттєва підтримка — консультанти завжди готові допомогти і відповісти на всі запитання. Рекомендуємо цю платформу іншим компаніям, які прагнуть підвищити ефективність своїх HR-процесів, полегшити роботу з командами та зосередитись на їхньому розвитку.
